【分かりやすい】双方向コミュニケーションとは？コツと活性化ツール5選
ビジネスにおける双方向コミュニケーションとは、業務を実行するうえで必要不可欠な情報を双方で交換し合うコミュニケーション手法のことを指します。
ビジネスを円滑に進めるにはコミュニケーションが必須ですが縦や横の繋がりが苦手な方もいらっしゃると思います。
そこで本記事では双方向コミュニケーションの目的・メリットや向上のコツ、コミュニケーションツールを一挙紹介していきます。
ビジネスにおける双方向コミュニケーションとは？
双方向コミュニケーションとは、相互に意思や感情を伝達し合うコミュニケーションを指します。特にビジネスにおいては、社内外の両者を対象として、業務を実行するうえで重要な情報を双方で交換し合うコミュニケーション手法のことです。お互いの意見や思考も含めて交換するため、コミュニケーションに参加している全員に意義や目的が広く伝わりやすくなります。
つまり、仕事をやりやすくするための「相互理解」を狙うものだとイメージするのがよいでしょう。そのため、一方的な指示・指導・伝達だけに留まらず、率直な疑問・意見も拾い上げたうえでコミュニケーションをおこなうことに重点が置かれます。
相互理解に関してはこちらの記事で解説していますので、ぜひご覧ください。
ビジネスにおける双方向コミュニケーションの目的・メリット
まずは、ビジネスにおける双方向コミュニケーションを意識する目的や、実行時のメリットを解説します。1対1でのコミュニケーションがスムーズになるとどんなメリットがあるかにも触れますので、参考にしてみましょう。
また、社内全体でコミュニケーションを活性化させることの重要性については、下記の記事でも触れています。
情報共有を円滑にする
双方向コミュニケーションが取れることによって業務上必要な情報を円滑に共有しやすくなり、「仕事のムダ」をなくせます。
つまり、意図されている以上の仕事をしてしまいオーバーワークになったり、反対に齟齬がある業務をしていることに気づけず後から二度手間が生じたりなど、細かなミスコミュニケーションを防ぐ効果があるのです。
必要な業務だけを素早くピンポイントで実行できるため業務パフォーマンスも上がりやすく、より生産性の高い働きができるようになるでしょう。
組織内のエンゲージメントを高める
双方向コミュニケーションが取れると「上司・同僚・部下と双方向コミュニケーションが取れている」と実感しやすくなり、組織内のエンゲージメントが向上します。
困ったことや意見したいことをいつでも発言でき、確実なコミュニケーションが取れる風土が整っていれば、人間関係に悩まされることもありません。
自社に貢献する前向きな気持ちを育成しやすくなり、定着率も上がりやすくなるでしょう。転職などで人材が流出するリスクも下げられます。
組織のエンゲージメントを高める262の法則についてはこちらの記事で解説していますので、ぜひご覧ください。
社内外で信頼関係を構築する
双方向コミュニケーションが成立していると、業務の枠を超えた会話が生まれやすく、フランクなやり取りをしやすくなります。「よき仲間と出会えた」と感じてもらいやすく、働く安心感にもつながるでしょう。
社内におけるこのようなポジティブな人間関係は、社外にもプラスの影響を与えます。ミスなく業務をおこなって顧客に還元したり、一人では思いつかないアイディアを提案できるようになったり、さまざまな相乗効果が生まれるでしょう。
良い評判も回りやすく、噂を聞きつけた新規顧客が生まれる可能性も出てきます。
双方向コミュニケーションを向上させる方法
ここでは、双方向コミュニケーションを向上させる方法を紹介します。
「伝える力」と「聞く力」のふたつに細分化しているため、普段のコミュニケーションを振り返りながら参考にしてみましょう。
伝える力を上達させる4つのコツ
まずは、「伝える力」にフォーカスを当て、コツを紹介します。
自分の意思・意図・意見を正確に伝え、理解してもらうための施策として、導入することがポイントです。
相手の前提を押さえる
自分の意見を伝える前に、相手側の立場で物を考えるよう意識してみましょう。
そのためには、相手の前提を抑え、根本的な考え方の違いがないかを探ることがポイントです。例えば、日頃触れている情報量や目指す理想像に違いがあれば、当然意見も変わってきます。
自分の意見を正確に伝えきれたところで対立を生む可能性があることも、視野に入れておく必要があるでしょう。双方向コミュニケーションのゴールは「両者の認識を合致させること」にあると心得て、一方的な話にならないよう注意を図る必要があるのです。
伝えたい内容をひとつに絞る
伝えたい内容はなるべくコンパクトに絞り、一度のコミュニケーションでひとつまでにするのが理想です。
なぜなら、元々立場や考え方が違うであろう相手に対して一度に大量の項目を伝えようとすると、認識のズレやミスコミュニケーションが発生する可能性があるからです。
また、絶対に伝えたいことをひとつに絞ることで、話す側の思考もクリアになり、余計な情報を排除して的確に伝えやすくなるでしょう。話す前に意識するだけで大きく変わるポイントであるため、積極的に導入することがおすすめです。
結論から話し始める
結論先出しで話し始めることで、前述した「伝えたい内容」が一目で伝わります。
PREP法を意識して、Point（結論）→Reason（理由）→Example（実例・具体例）→Point（結論）の順で話せれば、より分かりやすくなるでしょう。
伝えたいことをピンポイントで伝えられるほか、コミュニケーションにかける時間そのものを短縮化できるため、お互いにストレスのないやり取りができるようになります。
抽象的な表現は極力使用しない
抽象的な表現は、人により受け取り方が異なるため、ミスコミュニケーションの原因になりやすいです。そのため、数字や根拠など客観的かつ定量的に伝える方法を探し、イメージを共有するのがおすすめです。
これを繰り返すことは、社内での双方向コミュニケーションだけでなく社外向けのプレゼンテーション能力や交渉力向上にもつながります。
論理的で分かりやすい伝え方ができるよう、意識してみましょう。
聞く力を上達させる2つのコツ
次に、「伝える力」のフォーカスを当て、コツを紹介します。
つい自分が伝えたいことを伝えることばかりに注力してしまいがちですが、双方向コミュニケーションは文字通り「双方向の」やり取りをすることが重要です。
相手の話をどう聞くとコミュニケーションがスムーズになるか、カギを探っていきましょう。
聞いている姿勢を見せる
基本的なことですが、まずは相手の話を聞いている姿勢を持つことがポイントです。
目線を合わせる、体を向き合わせる、時折頷きや相槌を入れる、メモを取りながら聞く…など、できることは多数あります。また、仕事の手を止めて話を聞いたり、内容によっては場所を変えて話を聞いたりすることもおすすめです。
「話を聞いてもらえている」「真剣な姿勢を見せてくれている」と思ってもらえれば、相手の心証もよくなります。ポジティブなコミュニケーションを取るために、忙しくとも相手を蔑ろにしないよう意識していきましょう。
話を遮らず最後まで聞く
途中で疑問が出てきても、話を遮らず最後まで聞くことが肝心です。
質問は後でまとめて投げかけるよう意識し、必要であれば忘れないようメモを取っていくのもよいでしょう。
また、反論だけでなく共感や賛成の気持ちも、途中で過度に入れすぎないようにすることがポイントです。
「話を遮られてしまった」「他にも言いたいことがあったのに」という印象を与えてしまうと、理想通りの双方向コミュニケーションはできません。その瞬間から自分寄りのコミュニケーションになってしまうため、特に注意しておきましょう。
双方向コミュニケーションを活性化させるツール5選
最後に、双方向コミュニケーションを活性化させるツールを紹介します。
Web会議ツール、チャットツール、情報共有ツールを順にピックアップしましたので、自社の業務と相性がよさそうなものを選定してみましょう。
また、社内全体のコミュニケーション活性化施策は、下記で紹介しています。併せてチェックし、相乗効果を狙うこともおすすめです。
Google meet
Google meetは、Google社が提供するWeb会議ツールです。
離れた位置にいても対面コミュニケーションと変わらぬ使い勝手を体感できるほか、チャット・ホワイトボード、自動文字起こし機能による議事録作成などさまざまな機能がついています。
会話のなかで出てきた論理的根拠や数字的指標をメモするシーンでも役立つため、双方向コミュニケーションを活性化しやすくなるでしょう。
1対1の使用であれば、無料アカウントでも60分連続通話できることも魅力です。
Zoom
Zoomは、株式会社Zoomが提供するWeb会議ツールです。
ダッシュボード機能・ブレイクアウトルーム機能などが搭載されており、1対1だけでなく大人数での会議にも使いやすいでしょう。
また、カレンダーなど外部ツールとの連携もできるため、コミュニケーション内で可視化されたタスクやスケジュールをその場でツールに落とし込めます。
Q&A機能を活用すれば話を遮ることなく質問項目の書き出しができ、聞く姿勢を保ったまま自分の疑問点を発信しやすいことも魅力です。
Chatwork
Chatworkは、Chatwork株式会社が提供するチャットツールです。
チャットだけでなく、ファイル管理・タスク管理・ビデオ（音声）通話などの機能が搭載されており、テキストコミュニケーションの枠組みを超えて情報交換できます。
GoogleカレンダーやGmailと連携しているほか、勤怠管理システム「ジョブカン」とも連携しており、管理の手間を減らしやすいこともメリットです。
メールでの膨大なやり取りに悩まれている会社や、必要なメールやタスクが埋もれてしまい管理しきれないことにお悩みの方とは、特に相性のいいツールだと言えるでしょう。
Slack
Slackは、Slack社が提供するチャットツールです。
特定の相手だけにメッセージを送るメンション機能や、振り返ってメッセージ内容を確認するときに使える検索機能が充実しています。
プロジェクト管理ツールやWeb会議ツールと連携しており、複数のツールを行ったり来たりしながら管理する手間も削減しやすいツールとして注目されました。
作業ごとにチャンネルを作成するなど、コミュニケーションしやすい工夫がされていますので、ワークスペースとして活用したいときにも最適です。
ourly
ourlyは、双方向コミュニケーションを実現するweb社内報ツールです。
Web社内報ツールとして、会社からのメッセージ発信を通して従業員との双方向コミュニケーションを実現し、理念の浸透や新しい経営方針の周知にも役立ちます。
組織全体としてひとつの方向性を共有したいときや、業務にあたる際の前提や常識を統一化したいときに役立ちます。
双方向コミュニケーションのきっかけに ourly profile
ourly profile（アワリープロフィール）は、個人のプロフィール機能や組織図機能などにより、組織のサイロ化を解消する社内コラボレーション創出ツールです。
3つの大きな特徴により、リモートワーク下でも部署を超えた相互理解や社内のコミュニケーション活性化を実現します。
- 人となりが一目でわかる自己紹介画面
- 独自の探索機能により、思いがけない出会いを創出
- 組織図により、チーム・部署を超えて組織を理解できる
顔写真や部署、役職などの基本的な項目以外に、強みや趣味、スキルなどが一目でわかりコミュニケーションのきっかけが生まれます。
また、全メンバーに共通のQ&Aを設定することができるので、部署・拠点・役職を超えたメンバー同士の相互理解促進にも役立ちます。
料金については、従業員規模に応じて幅広くご用意しております。詳しくはサービスページをご覧ください。
双方向コミュニケーションの起爆剤は社内報
双方向コミュニケーションを徹底することは、信頼関係の構築・エンゲージメント
やモチベーションの向上・業務の効率化および生産性向上に寄与します。
まずは組織全体として統一した前提を持てるよう、社内報を活用して情報共有を図るのがよいでしょう。
チームメンバー全員が同じ方向を向いていれば、業務がやりやすくなるほか、舵取りがしやすくなるメリットも生じます。
コミュニケーションに問題を抱えている場合は、他の手法と併せて検討してみることをおすすめします。
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