情報共有ツールおすすめ比較10選｜社内導入のメリットや特徴を解説
働き方や世の中の情勢が大きく変化している中では情報共有の重要性が増しています。
ただ、情報共有ツールといっても
- 社内報
- 社内wiki
- グループウェア
などとさまざまなツールがあります。
そこで本記事では、情報共有ツールのおすすめ10選の比較や種類ごとの特徴、導入のメリットについて紹介します。
情報共有ツールとは
情報共有ツールとは、メンバー個人が持つノウハウ・知識などのコアとなる情報を組織・チームで共有するためのツールです。
近年では、社内コミュニケーションを円滑にするコラボレーションツールも台頭しています。社内のノウハウを蓄積・共有するナレッジマネジメントのツールとしても重要な役割を担っており、ナレッジ共有ツールともいわれています。
また、MVVなどの重要なメッセージ発信や社員紹介やイベントレポートといった情報の共有には社内報も活用されます。
そのため一言で情報共有ツールといっても、目的によって活用するツールはさまざまですが、この記事では、自社の目的に合わせたツール選定ができるよう、情報共有ツールを簡潔に解説します。
情報共有ツール導入のメリット
情報共有ツールを導入するメリットは、主に下記3つに分けられます。
業務の効率化
組織やチームで成果物を作り上げるときは、常にメンバーへ情報や成果物の共有をすることが不可欠です。メールの場合は、都度のメール対応や成果物の版管理など、煩雑な管理が必要です。とくに、成果物を協働で作り上げるときは、最終版がどれか分からないということはありがちで、同時に編集できないデメリットがあります。
情報共有ツールを活用することで、メールの煩わしさから解放されるほか、成果物は各メンバーがリアルタイムに編集・校正可能で、劇的な業務効率化が期待できます。
ナレッジの蓄積
企業価値を高める重要な鍵といえるナレッジ。このナレッジを活かすには、個人が持つノウハウ・知識といったナレッジを蓄積し、組織で共有・活用する「ナレッジマネジメント」を実践することが不可欠です。
情報共有ツールは、ナレッジの蓄積から活用まで、ナレッジマネジメントを簡単に実現できる便利なツールです。マニュアルや議事録など、豊富なテンプレートで手軽にナレッジを蓄積でき、高度な検索・ラベル機能でメンバーが容易にナレッジを活用することが可能となります。
コミュニケーション促進
円滑なコミュニケーションを実現するために、欠かすことのできない情報共有ツール。部門外や社外メンバーとコラボレーションするときに、劇的な効果もたらします。
eメールでの不要な挨拶や宛先指定など、億劫な作業を省けることで、より手軽なコミニュケーションが可能です。
アプリの通知機能によりメッセージを迅速に確認でき、手軽に返信が可能であることから、コミュニケーションの活発化が期待できます。
情報共有ツールの種類と特徴
何を導入すべきか分かりにくい情報共有ツール。
ツールそのものはたくさんの種類があるため、「情報共有ツールの種類」を先に選ぶことをおすすめします。
ここでは、情報共有ツールの主要4種類とそれぞれ特徴を簡潔に分かりやすく解説します。
社内報アプリ・ツール
従来のように紙媒体ではなく、webで社内報を展開するツール。webを活用することから、コンテンツを簡単に素早く発信することが可能です。
個別・部署内の情報共有というよりも、MVVの浸透や社員・部署紹介などの全社向けの情報共有に向いています。
web・アプリ社内報ならではの特徴としては、分析機能と速報性が挙げられます。閲覧数や読了率の計測を通して、社内報の改善に取り組むことが可能です。
また、全国どこでもすぐに情報を届けられるため、リモートワークを導入している企業や、支店・工場の多い企業におすすめです。
社内SNS・ビジネスチャット
TwitterなどのSNSのように、「文字＋画像」のメッセージを社内に発信するツール。リアルタイムに情報共有することで、迅速な意思疎通が可能です。
こちらは、社内報とは反対に、部署内やチーム内での細かな情報共有に向いています。場所にとらわれない迅速なコミュニケーションが実現するでしょう。
また、使い方次第で雑談〜業務連絡まで社内コミュニケーション全般を活性化させる効果もある魅力的なツールです。
社内Wiki
社内wikiは、メンバーが持つノウハウ・知識をWikipediaのように解説したページを集めて、マニュアル化するツール。ナレッジの蓄積・活用が可能です。
それらの情報は会社の資産となるでしょう。また、情報へのアクセスが容易になったことにより生産性が向上したり、情報の一元化によるセキュリティおよび顧客の信頼度を高めるといった効果が期待できます。
ファイル共有
ExcelやWordなどのファイルをメンバーがアクセスできる場所に共有するツール。全文検索機能や同時編集機能など、共同作業の効率を高めることが可能です。
Googleドライブやそれに関連するツールは一般的で、すでに活用されている企業も多いでしょう。
グループウェア
メンバーのスケジュールや会議室予約、掲示板など業務効率化を高めるためのツール。コミュニケーション促進や業務効率改善を目的に導入されることが多いです。
近年はパソコンのみならずスマートフォンやタブレットからも気軽に操作できるレスポンシブデザインなグループウェアが多数開発されるようになりました。
多数の支店間における情報共有を密にしたい企業や、テレワークなどに対応したい企業で特に多く導入されています。
ツールの選びのポイント
情報共有ツールにはたくさんの種類があるため、ツールの選択は慎重にする必要があります。
今回はツール選択の際に特に重要なポイントを2つ紹介します。
導入目的を満たす機能が搭載されているのか
情報共有ツールといっても、ツールによって特徴が異なります。
例えば、ナレッジを簡単に蓄積・共有をしたいという目的を持った会社が、メンバーの業務の進捗管理に特化したタスク管理のツールを導入しては、コストの無駄になります。
導入前に今一度、目的を確認し、その目的が満たされる機能が搭載されているのかを確認しましょう。
使いやすい操作画面であるか
ツールの使いやすさは導入の成功のカギを握ります。ツールが多機能であっても、操作が分からなければ、その機能を使いこなすことはできません。
そのため、多機能であることも重要ですが、メンバーが使いやすいツールであるのかという視点で選ぶことが必要です。
おすすめ情報共有ツール
ここでは、自社の目的に合わせたツール選びをしやすいよう、情報共有ツールを目的別に紹介します。
【社内報アプリ・ツール】ourly
ourlyは、株式会社ビットエーが提供する、全く新しい組織改善に特化したweb社内報サービス。誰でも手軽に投稿・閲覧できることはもちろん、豊富な分析機能により組織改善の加速化が実現できます。
ourlyを利用することで、インターナルコミュニケーションの活性化、従業員エンゲージメントの向上、組織課題の可視化をすることが可能となります。
ourlyの特徴
- web知識不要で、誰でも簡単に投稿可能
- メッセージ浸透度の可視化と従業員エンゲージメント分析の実現
- 運用を楽にする多様なツールの搭載
- 他社（ourlyユーザー）と組織状況比較の実現
- 企業横断分析機能など、他社にはない豊富な分析機能
ourlyの料金プラン
- 無料プラン：なし（無料デモあり)
- アプリ：あり
- 初期費用：あり
- 月額費用：従業員人数により変動、基本料金のみで、すべての機能を利用可能
（※）ourlyの詳細・活用事例はこちらよりご覧ください。
【社内報アプリ・ツール】社内報アプリ
社内報アプリは、400社以上の社内報制作実績を持つ、ウィズワークス株式会社が提供するツール。社内報専門会社である強みを活かし、効率的に発信できるなど、現場の広報担当者が使いやすいアプリです。
社内報アプリの特徴
- マルチデバイス対応＆一括更新の実現
- 社員参加型の総合情報ポータル化
- 誰でも簡単に運用
- 汎用テンプレートで簡単な記事作成
- スマホ用アプリも用意
社内報アプリの料金プラン
- 無料プラン：なし（※）
- 初期費用：「Web」「Web＋スマホアプリ」のそれぞれの料金体系あり
- 月額費用：転送量により変動
（※）無料デモの有無や金額は、公式HPよりお問い合わせください。
【社内SNS・ビジネスチャット】Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、Chatwork株式会社が提供する、国内利用者数No．1のビジネスチャットツール。業務効率化と会社の成長を目的に、メールや電話、会議に変わるツールです。
Chatworkの特徴
- 直感的に使えるグループチャット
- 依頼されたタスクをToDoにできるタスク管理機能
- データを一覧・ダウンロードできるファイル管理機能
- 必要なときに会話できるビデオ電話機能
Chatworkの料金プラン
- 無料プラン：あり（機能制限あり）
- 初期費用：なし
- 月額費用：ビジネスプラン 500円／名・月、エンタープライズプラン 800円／名・月
（※）表記は、年間プランの金額です。月間プランなどの詳細は、公式HPをご確認ください。
【社内SNS・ビジネスチャット】Slack
Slack（スラック）は、slack社が提供する、世界でも多く利用されているビジネスチャットツール。グーグルカレンダーやSkypeなど、多くの外部ツールと連携可能なことが最大の特長です。
Slackの特徴
- PC・スマホでも使いやすいインターフェイス
- グーグルカレンダーやSkypeなどとの外部連携機能
- 充実したコンテンツ管理機能
- プロジェクトを可視化しやすい一覧機能
Slackの料金プラン
- 無料プラン：あり（機能制限あり）
- 初期費用：なし
- 月額費用：プロ 850円／名・月、ビジネスクラス 1600円／名・月
（※）表記は、年間プランの金額です。月間プランなどの詳細は、公式HPをご確認ください。
【社内Wiki】Qast
Qastは、any株式会社が提供する、組織全体のパフォーマンスを最大化するナレッジ経営クラウド。Q＆Aやメモとして共有することで、手軽にナレッジ共有できる社内Wikiとして活用できます。
Qastの特徴
- 誰でも使えるシンプルなユーザーインターフェース
- Q＆Aとwiki機能で蓄積できるナレッジ
- ナレッジコンサルタントによる支援
Qastの料金プラン
- 無料プラン：10名以下のフリープランあり
- 初期費用：あり（※）
- 月額費用：スタンダートプラン、エンタープライズプランの2プラン
（※）金額等の詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
【社内Wiki】NotePM
NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供する検索に強い、ナレッジ共有・社内Wikiツール。マニュアル作成やナレッジ共有に便利な機能が搭載され、手順書やノウハウ、社内FAQなどストック型の情報管理に最適です。
NotePMの特徴
- Webで簡単にマニュアル作成
- マニュアルや社内規定など、社内wikiで簡単共有
- WordやExcelの中身も全文検索できる強力な検索機能
NotePMの料金プラン
- 無料プラン：あり（参照のみ所定の人数）、検討者向けに無料デモあり
- 初期費用：なし
- 月額費用：8名まで4,800円／月、15名まで9,000円、その他人数毎に価格設定あり
（※）無料デモや金額等の詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
【ファイル共有】セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供する、誰でも簡単に使えるファイル共有ツール。インターネットがあれば、いつでも、どこでもファイル共有か行える、使いやすく安全なオンラインストレージです。
セキュアSAMBAの特徴
- 操作が簡単、とにかく使いやすい
- 安心の徹底したサポート体制
- ユーザー数無制限の料金プラン
- 非同期型のオンラインストレージ
セキュアSAMBAの料金プラン
- 無料プラン：あり（3ユーザー・5GBまで）
- 初期費用：ライトプラン15,000円、ビジネスプラン35,000円
- 月額費用：ライトプラン 100GBまで15,000円／月、ビジネスプラン 500GBまで35,000円／月、他カスタマイズあり
（※）詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
【ファイル共有】Dropbox business
Dropbox businessは、Dropbox社が提供する、安心・安全にファイル共有できるオンラインストレージ。ユーザーのアクセスログ、操作ログなど内部統制で必要なセキュリティ機能を備えています。
Dropbox businessの特徴
- あらゆる場所・デバイスからアクセス可能
- 普段のPCと変わらない操作感
- 国際認証基準による堅牢なセキュリティ
- リモートワイプ機能などを有した安心の管理機能
Dropbox businessの料金プラン
- 無料プラン：なし（※）
- 初期費用：なし
- 月額費用：スタンダード 1,250円／名・月、アドバンス 2,000円／名・月
（※）無料デモの有無や各プランの詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
【グループウェア】サイボウズOffice
サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が提供する、日本人の働き方に合った中小企業向けのグループウェア。手頃な価格で、必要な機能を備えている、安心で使いやすいツールです。
サイボウズOfficeの特徴
- 使い勝手を追求した基本機能
- 使いやすいモバイル・クラウドの充実対応
- 気軽に使える手頃な価格
- カスタムアプリで可能な業務効率化
サイボウズOfficeの料金プラン
- 無料プラン：なし（無料試用あり）
- 初期費用：なし
- 月額費用：スタンダード 500円／名・月、プレミアム 800円／名・月
（※）その他詳細は、公式HPよりお問い合わせください。
【グループウェア】Google Workspace
Google Workspace（旧: G Suite）は、Google社が提供する、世界で圧倒的なシェアを誇るグループウェア。生産性を高める効果が高いツールで、ドキュメントやスプレッドシート、カレンダーのほか、MeetやChatなどにより、あらゆるコラボレーションを変革します。
Google Workspaceの特徴
- メールやドライブ、カレンダーなど必要な機能が揃う豊富なツール群
- 共同作業を効率化するドキュメントやスプレッドシート
- 圧倒的なシェアで、社外との連携も容易
- ChatやMeetなど、手軽に使えるコラボレーション機能
Google Workspaceの料金プラン
- 無料プラン：あり（機能制限あり）
- 初期費用：
- 月額費用：ビジネススターター 680円／名・月、ビジネススタンダード 1,360円／名・月、ビジネスプラス 2,040円／名・月
（※）公式HPよりお問い合わせください。
インナーコミュニケーション カオスマップ（情報共有ツール一覧）
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この記事では、数ある情報共有ツールから、自社の目的に合わせたツール選びができるよう、情報共有ツール導入のメリットや種類と特徴、おすすめのサービスについて、分かりやすく解説しました。
目的別に、さまざまなツールが提供されている情報共有ツールですが、なかでも社内報アプリ・ツールは、単に、社内報発行の効率化に留まるのではありません。組織メンバーのメッセージ可視化や組織分析など、組織改善の加速化が実現できる社内報ツールがあることも注目です。
この記事を参考に、自社が抱える問題点・課題に適した情報共有ツールを導入し、効率化を図ってみてはいかがでしょうか。
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