情報共有を効率化する方法とは？ツールの選び方や成功事例を解説
リモートワークなど、働き方の多様化が進み、社内での情報共有の大切さを改めて感じる一方、その難しさを痛感している企業や担当者も多いのではないでしょうか。
そんなお悩みを抱える企業や担当者の方向けに、本記事では社内の情報共有をスムーズにおこなうポイントや、情報共有に活用できるツールについてご紹介します。ぜひご参考ください。
また、こちらの記事では社内の情報共有手段として活用されている社内報の全てを網羅して解説しておりますので、ぜひご覧ください。
社内における情報共有の必要性
コロナウイルスの影響など、社会を取り巻く環境は常に変化し続けています。
変化が激しい環境下では、情報共有を適切におこないながら仕事を進めていくことがより一層重要になります。
特に昨今、リモートワークを導入する企業も増えていますが、リモートワークは社員同士の自然な会話が生まれにくいことから、情報共有の機会も少なくなってしまいます。
こうした機会の創出はもちろん重要ですが、単に従来の方法を継続するのではなく状況に合わせた共有方法の検討が必要です。
情報共有の重要性について改めて整理しておきましょう。
人手不足による情報共有の必要性
日本では少子高齢化という大きな社会課題を抱えています。働く環境としても、かつては当たり前のように感じられていた終身雇用がもはや大企業でさえも崩壊しつつあり、多くの組織が慢性的な人手不足に陥っています。
そのため、組織全体の生産性向上はこれまで以上に重要な要素です。
生産性向上にはさまざまなアプローチが存在しますが、そのうちの1つとして、情報をスムーズに共有し、その場に応じて必要な行動を迅速に判断していくことが求められます。
リモートワークによる情報共有の必要性
新型コロナウイルスの影響を受けて、多くの企業でリモートワークが導入されています。これを機に通常のワークスタイルとして定着したケースも多いでしょう。
リモートワークは効率良く仕事を進められるメリットがある一方、コミュニケーションの頻度が少なくなり、情報の共有機会そのものが減ってしまったという企業も少なくありません。
これまで自然と情報共有ができていた組織であっても、今や情報共有は意識的にすべきものとなっています。情報共有そのものの価値が向上していると言えるでしょう。
品質向上と組織力強化における情報共有の必要性
必要な情報やナレッジが社内で共有されることで、個々の知識レベルなどが向上し、社員の育成やスキルの底上げを図ることができるようになります。
高い能力を持った社員が仕事をすれば、結果的に品質向上や組織力強化につながることになるので、企業としてのメリットは大いにあるでしょう。技術の発展が目覚ましい時代においては、品質や組織力はサービスが選ばれる重要な理由となります。他社との差別化要因として、魅力的な要素になるのです。
社内で情報共有を行うメリット・行わないデメリット
社内における情報共有の重要性は分かっていても、社内で新たに取り組むのは何かと労力や工数がかかります。そこで、社内の情報共有を適切に行うことのメリットを紹介します。
社内情報共有の促進に取り組むメリットは数多くありますが、ここでは代表的なメリットを6つご紹介します。企業の成功事例はこちらをご覧ください。
業務効率・生産性向上につながる
情報共有にはこまめなコミュニケーションが必要で、時間のロスになるのでは？とお考えの方もいるでしょう。
しかし実際はその逆で、必要な情報を必要なタイミングで共有できれば無駄なコミュニケーションを省くことができ、業務効率化につながるのです。
また、仮に仕事を進める上で誤った選択をしていたとしても、情報共有をしていると早い段階で軌道修正ができるため、生産性も向上します。
情報共有がされず、タスクの進捗や目標が共有されてない場合、仕事が重複してしまう・勘違いからミスを生んだりするなど無駄が発生する恐れがあります。こうした無駄が蓄積されていくと、結果的に業務の生産性低下につながってしまいます。
チームで仕事をするのであれば、適切な情報共有は必要不可欠なのです。
コミュニケーションが促進される
情報共有をするには、必ずコミュニケーションが必要となるため、自然と社員どうしのコミュニケーションが促進されます。
一見「共有」というと一方向的な行為に感じられるかもしれません。
しかし、情報共有は受信者の理解が追いついていることや、両者の目的やイメージが擦り合っていることが前提となるため、良質な情報共有ができていれば双方向のコミュニケーションを生むことができます。
情報共有の機会がないと、そもそもコミュニケーションを取ることがなくなり、相互理解の機会まで奪うことになりかねません。チームワークが不足し、気付かぬうちに組織力まで低下していたということにならないよう、適切なコミュニケーションは重要です。
必要なノウハウやスキルの属人化を回避できる
情報共有は単なる情報伝達ではありません。社内で蓄積されたナレッジやノウハウを情報として共有する意味合いもあります。
特定の誰かに依存した組織は、非常にリスクが大きいものです。必要なノウハウやスキルを共有しておくことで、意思決定やスキルの属人化を回避することができるという点は、組織力を高める意味でも大きなメリットになります。
スキルや知識・ノウハウの属人化は、組織としての育成や成長スピードを落としてしまいかねません。
会社は組織で動く必要がある以上、組織全体で成長していかなければなりません。特に小規模の組織は、人手が少ないために業務が属人化する傾向があるので、注意が必要です。
全体的なノウハウやスキルの底上げにつながる
情報共有をおこなっていると、必要なノウハウやスキルが可視化されます。
通常ノウハウやスキルというものはなかなか言語化しづらいものですが、情報として扱う以上は、具体的な内容やどんな場面で必要なのかなど、体系立てて整理することになります。
これらを社員の育成に活かすことができれば、結果として、組織全体のノウハウやスキルの向上につながります。
進捗・状況を把握しあえる
プロジェクトのスムーズな推進のためには、チーム内のタスクの進捗を把握することが必要不可欠です。
進捗や状況の共有も情報共有の1つであり、これらをお互いに把握できていればタスクの抜け漏れが無くなり、仕事の質も上がるでしょう。
進捗報告というと、上司と部下などの上下間でおこなうイメージがありますが、こうしたプロジェクトなどでのメンバー間でおこなうことも重要です。
日頃から定期的な情報共有の文化がないと、失敗前の予兆に気づくことができず、取り返しのつかない大きなミスになってしまいます。
組織の力でミスを防ぐためにも、情報共有は欠かせないものです。
社内における情報格差を防げる
情報共有ができていないと、同じ組織・部署・レイヤー間でも情報格差が生じてしまいます。
情報が行き届いていないことで仕事に支障が出る恐れもあり、社内で情報の偏りが生じていることは決して望ましいものではありません。
日頃から情報共有を意識的におこなうことで、こうした格差の是正をしていくことができます。
情報共有は何となくおこなうのではなく、仕組み化することも重要です。
全社員が知っておくべきこと、部署・レイヤー・プロジェクトなど、それぞれの単位で必要な情報が共有される仕組みがなければ、気まぐれな拡散になってしまいます。
こうした拡散方法は、どこかで抜け漏れが発生したり、情報の偏りが出てきたりする可能性があるので注意しましょう。
情報共有が上手くいかない理由
情報共有の重要性やメリットは理解しており、情報共有を促そうとしているけれどなぜか上手くいかないと悩んでいませんか？
そんなお悩み解決のヒントとなる、情報共有が上手くいかない理由について解説していきましょう。
更新頻度が高い社内SNSで情報共有をしている
社内の情報共有に、SNSを利用している企業も多いのではないでしょうか。
SNSは非常に使いやすく、コミュニケーションを取る上では有効な手段ではありますが、更新頻度が高ければ高いほど情報が流れていってしまい、重要な情報が読まれにくくなる場合があります。
そのため、組織の人数が多ければ多いほど、コミュニケーションは多くなりますが、必要な情報が届かないという状況が生まれてしまう可能性があります。
社内の情報共有にSNSを活用する際は目的をしっかりと明確にし、社員一人ひとりにしっかりと届くような発信を心がけましょう。
社内SNSの導入で失敗する原因と対策については、こちらの記事で解説していますのでご覧ください。
環境や仕組みが整っていない
そもそも根本的に情報共有が行えるような環境や仕組みが整っていないというケースもあります。
情報共有をおこなうプラットフォームなどのハード面であったり、情報共有がしやすい組織の雰囲気などのソフト面など、観点はさまざまですが、いずれにせよ仕組みがないと情報共有を適切におこなうことはできません。
一方向的なコミュニケーションになっている
自分たちの組織はしっかりコミュニケーションが取れているから問題ないと思っていても、実は発信するだけで終わってしまっているケースもあります。
情報共有をおこなう際は、情報の発信側と受信側で双方向的なコミュニケーションができる仕組みを整えることが大切です。
受信側の理解が伴っているか、お互いが同じイメージや目的を抱けているかを確認するようにしましょう。
情報共有に対する心理的ハードルが高すぎる
情報共有の重要性や必要性を理解していても、個々の心理的ハードルが高すぎるがゆえに、情報発信がなかなかできないケースがあります。
これは、組織内で安心して発言をしたり、周りに受け止めてもらえるという信頼感である「心理的安全性」が不足していることで生じてしまう恐れがあります。
心理的安全性を担保し、どんな立場の社員であっても、情報共有がしやすい雰囲気作りが大切です。
共有の目的や意図が伝わっていない
情報共有の意図や目的が明確に伝わっていないと、発信者の独りよがりになってしまうこともあります。
せっかく情報共有の仕組みがあっても上手く機能しなければ意味がありません。
情報共有をおこなう際は、最低限の発信ルールやフォーマットなどを決めておき、ツールなどを用いる場合は効果的に使用できているかを確認するようにしましょう。
誤ったレポートラインにより信憑性が下がっている
情報共有をしていく中で、情報の信憑性が下がってしまうことがあります。
例えば、本来リーダーが発信すべきことを同僚間で伝えてしまうと、重要な話題も噂話として捉えられてしまう可能性があるのです。
情報共有をする際のレポートラインや伝達の順序は必ず意識し、曖昧な情報を拡散するようなことがないよう注意が必要です。
社内の情報共有を円滑にするためのポイント
ここまで、社内における情報共有がうまくいかないポイントを解説しましたが、反対に社内の情報共有を円滑にするためのポイントとは何でしょうか。
ここでは、
- 会社として取り組むべきこと
- 個人として取り組むべきこと
に分けてそれぞれのポイントをご紹介します。
自社で改善できそうな内容があれば、ぜひ参考にしてみてください。
会社として取り組むべきこと5選
迅速に共有される組織文化づくり
まずは、情報共有が当たり前のように行われるような組織文化を作ることが大切です。
組織文化というと定性的で少し難しく感じられますが、ルールの整備や情報共有の重要性を伝達することから始めましょう。
そもそも情報共有について日頃意識を向けていない人も多くいるので、まずはその必要性を認知してもらうことも大切です。
情報を共有しやすい雰囲気づくり
先ほどご紹介した「心理的安全性」の話に通じますが、情報共有がしやすい雰囲気づくりはとても重要です。
組織にはさまざまな立場や年齢の人が存在するため、特に年次が低い社員などは自ら発言することに遠慮してしまう人もいるかもしれません。
会社として、受信者・発信者共に気持ちよい雰囲気を作るようなサポートを行いましょう。コミュニケーションゲームを通して話してやすい関係を構築することもおすすめです。
情報が整理されやすい、アクセスしやすい仕組みづくり
情報を発信しやすくするためには、情報を整理する仕組みを整えておく必要があります。情報が整理されていないと、たくさんの情報に溢れてしまい受信側の混乱を招きます。
また、発信だけでなく受信をしやすくするためにも、誰もが簡単に情報にアクセスできる仕組みを作ることも重要です。情報に辿り着くまでの導線を明確にし、必要なタイミングで必要な情報を入手できる工夫をしましょう。
必要な情報に簡単にアクセスできるようなツールを導入することも一つの解決策になります。代表的なツールとしては、社内wikiが挙げられるでしょう。
最低限のルールづくり
情報共有に積極的な組織の文化を長期的に根付かせるには、最低限のルールを作っておくのが良いです。
「大体こんな感じで」などと曖昧に取り組んでいると、職場の異動や、チームのメンバーが変化したタイミングでその文化が消えてしまうこともあります。
細かなルールは不要ですが、情報共有の手法やタイミングなど、明確にしておいた方が良い点については最低限のルールを作るのが効果的です。
アップデートされた情報が共有される仕組みづくり
情報は日々新しいものに更新されていきます。放置していれば情報の鮮度はどんどん落ちていってしまうのです。
既に共有した情報であっても、必要に応じてアップデートし、常に最新の情報が蓄積されている状態を維持しておくのがベストです。
一度共有した後のアップデート情報についても、組織内で共有できる仕組み化しておくと良いでしょう。
発信者となり得る個人として意識しておくべきこと3選
目的・ターゲットを明確にする
情報はただ発信していても伝わならければ意味がありません。また、何でもかんでも共有すれば良いというわけでもありません。
情報を発信する目的や意義を明確にすることで、無駄な情報共有を防ぐことができます。
また、発信すべき相手を明確にすることで、必要な人に対して確実に情報を届けることができ、内容が伝わりやすくなります。
3Sを意識した情報共有をおこなう
誰もが仕事に割ける時間は有限です。確実な情報共有は大切なことですが、いたずらに時間をかけるのは望ましくありません。
情報共有をおこなう時は「シンプル（Simple）」「ショート（Short）」「ストレート（Straight）」の3Sを意識しましょう。
なるべく簡潔に短く直接的な表現で発信することで、相手に内容が伝わりやすくなります。
自身における情報発信へのハードルを下げる
情報を発信するのであれば、当然発信者としての責任を追うことになります。
ただし、「誤った情報を流してはいけない」「きちんと整えた情報を発信しなければならない」など、あまりに情報発信に対して心理的ハードルを上げすぎてしまっても、適切な情報発信を妨げてしまいかねません。
Webツールなどを活用して情報発信を行う場合は、誤った情報は後から更新・修正が可能です。最後までしっかりフォローする意識は持ちながらも、心理的ハードルを上げすぎないように気をつけましょう。
情報共有が可能なツールを利用する
施策や個人間の努力によって情報共有は可能ですが、さらに円滑な情報共有をおこなうためにはツールを利用することもポイントのひとつです。
ツールはデジタルで情報を管理することが可能になるため、利用する以前にアナログでおこなっていた情報の共有・管理の作業を省略し、業務効率化を図ることができます。また、情報の広がる範囲を任意で制御できるため、情報量の差による属人化の防止を同時におこなえるようになります。
情報共有が可能なツールはたくさんあり、それぞれが異なった特色を持つため、求める機能の備わったツールを選定することが円滑な情報共有のポイントとなります。
情報共有ツールの選定ポイント
情報共有を円滑におこなうためには、ツールの選定も成功の鍵となります。
しかし最近ではさまざまなオンラインツールが登場しており、どれを選べば良いのか迷うこともあるのではないでしょうか。
選定のポイントについて解説していきます。
必要条件を満たした機能が備わっている
いくら豊富な機能が搭載されたツールであっても、必要な機能がなければ意味がありません。
現状の会社のフェーズやチームの状況に合った情報共有ができるかどうかという点は必ず確認するようにしましょう。
また、共有する情報の内容によっても必要な機能は異なってくるため、目的を明確にしておくことも重要です。
例えば、情報を固定して掲示したいという目的がある時には、情報が流れてしまいやすいSNSよりも掲示板を選ぶべきでしょう。
発信者・受信者ともに使いやすい
情報共有は発信者の視点だけでなく、受信者の視点も持つべきです。
単なる発信に留まらない双方向のコミュニケーションが重要なため、発信者・受信者どちらにとっても使いやすいツールであるかを確認しておきましょう。
例えば、メールでの情報共有は容易に閲覧ができますが、発信者にとってはメール文の作成に少し手間を感じるかもしれません。また、メールだとどうしても発信の一方向になりやすく、受信者が反応しにくい点もデメリットになるでしょう。
予算に見合った効果が得られる
全社的に導入するのであれば、予算の観点は欠かせません。まずはツールの導入にいくら費やすことができるかを確認しましょう。
設定した予算に収まることはもちろん、その金額に見合った期待通りの効果が得られそうかという点は念入りに検討しておくべきです。
実際に使用している会社へのヒアリングや口コミなどの情報収集のほか、無料トライアルができるツールなどもあるので、全社導入の前に小規模の関係者で使ってみてはいかがでしょうか。
情報共有におけるおすすめのツール3種類
情報共有は既存のサービスを導入することで、一段と円滑化します。
本章では、web社内報・社内SNS・社内ポータルの3つのツールと、それぞれ具体的なサービスを2つずつ紹介します。より多くのサービスは、それぞれの章に添付した記事よりご覧いただけます。
web社内報
まず初めに紹介するのはweb社内報です。
社内報は一方的な情報共有に関してとても優れていると同時に、双方向コミュニケーションの創出にも効果を発揮します。
伝える情報の種類としては、会社の経営方針や事業部ごとの成果の報告から従業員の紹介まで、幅広いコンテンツを扱えます。
特筆すべきは、分析機能を通してメッセージの到達度を測れる点でしょう。
ourly（アワリー）
ourlyは株式会社ビットエーが提供する、組織改善に特化した全く新しいweb社内報サービスです。
web知識が一切不要で、誰でも簡単に投稿できるだけでなく、他のweb社内報よりも豊富な分析機能が特徴的です。
またourlyは、web社内報としてだけでなく組織課題を可視化するツールとして活用できることが魅力的なツールとなっています。
ourlyの特徴
- web知識が一切不要で簡単に投稿できる
- 豊富な支援体制で社内報の運用工数を削減できる
- 分析機能に特化しているためメッセージの浸透度がわかる
- 発信した情報に対する従業員の反応がわかる
- 組織課題や情報発信後の改善度合いを可視化することができる
とった特徴があるため、「従業員にメッセージが伝わっているかわからない」や「web社内報を活用して組織改善したい」という方におすすめのweb社内報ツールです。
ザ社内報
ザ社内報は、株式会社スマートメディアが運営する、CMS「clipkit」のweb社内報に特化したツールです。
CMSシリーズでは累計導入企業が500社を超え、社内コミュニケーションの課題を発見・解決するweb社内報を簡単に構築できることがポイントです。
ザ社内報の特徴
- 直感的で誰でもカンタンに使えるUI
- 情報集約・双方向コミュニケーション
- 反響がわかる効果検証・安心のシステム環境
- デザインテーマで社内オウンドメディア
公式HPはこちら
社内SNS
社内SNSは、日常的な組織の情報共有に役立つツールです。
また、メッセージを届けるグループを、事業部ごとやチームごと、全社など細かく設定でき、それらを1つのツールで統合できるため、すでに多くの企業で導入されています。
Slack
slackは世界で大人気のビジネスチャットツールで、150ヶ国以上の国に利用されており、日間アクティブユーザー数は1200万以上を誇ります。
Slackの特徴
- 世界で人気NO.1のチャットツール
- 豊富な外部とのサービス連携ができる
- さまざまなファイルを簡単に共有できる
- 無料でも十分に使える
URL：こちら
Chatwork
Chatworkは、国内で大人気のビジネスチャットツールで、利用企業者数は2021年6月末時点で31.7万社を誇ります。
Chatworkの特徴
- 国内で人気NO.1のチャットツール
- グループチャット、タスク管理、ビデオ/音声通話機能
- 社内外の誰とでもつながれる
- 大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準
URL:こちら
その他の社内SNSツールに関してはこちらで紹介しています。
社内ポータル
社内ポータルとは、業務に必要な情報にアクセスするための窓口になるツールやサイトのことです。
利用方法は幅広く、組織によってカスタマイズすることができる特徴があります。
サイボウズGaroon
サイボウズが提供する「Garoon」は、シンプルで使いやすいインターフェースが評価されているポータルサービスです。
10名から数万名まで使えるため、中小企業から大企業まで幅広く浸透していて、現場だけ・管理職だけなど使い分けも自由自在として注目されています。
サイボウズGaroonの特徴
ITに詳しくない人でも簡単にクオリティの高いサイトを作成できるのが特徴で、デザインやプログラミングの知識がない管理部門担当者でも、安心して運用・管理できるでしょう。
公式URLはこちら
kintone
kintoneも、Garron同様サイボウズ社のサービスです。
kintoneの特徴
カスタマイズ性の高いポータルサービスであり、システム連携や高度な開発にも対応しているのが特徴です。
そのため、Excelを読み込んでアプリ化したり、クラウド上で同時作業したりしやすく、情報だけでなくデータの共有にも役立ちます。
無料トライアル期間が設けられているため、導入前に試せるのも大きなメリットです。
公式URLはこちら
社内の情報共有を円滑化させるツール一覧
組織に関する様々な課題は、適切なツール導入によって解決できます。
また、各種施策の実施、新制度の運用を継続的にサポートするツールもあります。
弊メディアでは、インナーコミュニケーションを円滑にするサービスを集めた「インナーコミュニケーションカオスマップ」を作成いたしました。
社内報や社内SNS、社内wiki、グループウェア、人事評価など、用途に応じた主要サービスがひと目でわかるようになっています。
以下ページからダウンロードいただけます。各種サービスのURLまで記載していますので、ツール導入の検討などにお役立てください。
URL：https://ourly.jp/download_industry-landscape-map/
【資料】インナーコミュニケーション活性化ノウハウ ~ 事例集付き ~
インナー（社内）コミュニケーションの活性化は、組織にあった施策を適切に行い続けることで実現します。しかし、組織にあった施策を選ぶことは難しく、成果も見えづらいため、活性化に成功する企業は多くはありません。
そこで弊メディアでは、「活性化施策の一覧表」や「自社にあった施策の選び方」、「成功事例集」をまとめた資料を作成しました。
組織の離職率やエンゲージメントスコア、理念・文化の浸透にお悩みの方は是非ご覧ください。
社内での情報共有を効率化した企業事例
最後に、実際にツールの活用を通して情報共有を効率した企業事例を紹介します。
本記事では社内SNSと社内ポータルを用いた事例を紹介します。より多くの事例をお探しの方は、こちらの記事もご参考ください
社内報を用いた情報共有効率化の事例は、以下のリンクからご覧ください。
大谷塗料
大谷塗料株式会社では、社内SNS「Chatwork」の活用を通して、情報共有を効率化させました。
導入前は、連絡方法がバラバラで、世代間での交流が少ないという課題を抱えていましたが、連絡ツールの一本化と、Chatwaork内に他拠点・部署まで連携したコミュニケーションスペースを創造することで課題を解決されています。
SNSと聞くと特に年配の従業員の操作が懸念されますが、Chatworkの洗練されたUIによって、その心配を解消。
また、チャンネルというLINEグループのようなものを工夫して設置することで、情報共有をスムーズに行えるように設計されました。
(引用：Chatwork, <https://go.chatwork.com/ja/case/otanipaint.html>,2022年1月閲覧)
星野リゾート
株式会社星野リゾートでは、社内ポータル「サイボウズGaroon」「kintone」を通して、全国2,500名の従業員が使う情報共有基盤を作成しました。
業界の1リーダー企業として、観光の基幹産業化を目指す星野リゾートは、収益向上とそのための生産性向上のため、IT化を進めています。
その中で、様々な用途で活用できる社内ポータルツールを活用することで、多くの従業員から構成される情報を効率的に管理することに成功しています。
(引用：Garoon, <https://garoon.cybozu.co.jp/mtcontents/cases/hoshino/>,2022年1月閲覧)
情報共有は業務効率化と生産性向上のカギとなる
今回は情報共有をテーマに、メリットやおすすめのツールについて解説しました。
変化の激しい時代において、社内でいち早く正確かつ信憑性の高い情報を共有することは不可欠です。
情報共有が十分にできていないと、業務効率の低下や組織としてのブランド力および組織力そのものが低下してしまいかねません。業務効率化と生産性向上のためにも、情報共有はおこなわれるべきなのです。
そうした状況を避けるためにも、目的に応じたツールを導入するなどして、社内で適切な情報共有をおこなうことが重要です。
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